In mei 2021 stapte KopGroep Bibliotheken over op een nieuw bibliotheeksysteem. In Wise staat alle informatie over alle materialen én over de leden. Bovendien heeft Wise een app, waarin leden al hun bibliotheekzaken kunnen regelen.

Laurens Kuik is projectcoördinator ICT bij KopGroep Bibliotheken. Hij is heel tevreden met het verloop van de implementatie. “Binnen een bibliotheeksysteem beheer je het volledige proces van uitlenen, verlengen, reserveren en alles wat daarbij hoort. Het systeem verstuurt bijvoorbeeld herinneringen aan klanten als de uitleentermijn bijna is verstreken of een gereserveerd materiaal klaarstaat om af te halen. Maandelijks draaien we een rapportage uit over materialen die erbij zijn gekomen, materialen die afgeschreven moeten worden en de ledenadministratie.”
‌
De overstap naar Wise was een logische keuze. “Veruit het merendeel van alle bibliotheken in Nederland gebruikt Wise. Door daarbij aan te sluiten kregen we eenvoudiger toegang tot de collecties van andere bibliotheken en andere landelijke bibliotheekdiensten. Samen met de Wise-app voor onze leden zijn we weer helemaal ‘bij’.’’ Overigens is daarmee geen slecht woord over de vorige aanbieder gezegd. “Ze zijn ons uitstekend van dienst geweest om alle data zo aan te leveren dat het netjes over kon worden gezet.”

KopGroep Bibliotheken is ongeveer een jaar met de overstap bezig geweest. “Het is eigenlijk probleemloos verlopen. Een werkgroep van enthousiaste medewerkers heeft zich erin vastgebeten. De specifieke functies werden vervolgens bekeken in kleine groepjes collega’s die met die functies moeten werken. Onze medewerkers zijn vanwege de pandemie grotendeels online getraind, maar ook dat is heel goed gegaan.” En er mocht flink geoefend worden. “We hadden op alle vestigingen testversies, waarin de gegevens elke dag opnieuw netjes op een rijtje stonden. Daarin konden collega’s grasduinen, oefenen en functies uitproberen, zonder het risico te lopen iets fout te doen. De volgende dag stond alles weer precies op zijn plek.”

Een overstap is het perfecte moment om alles, maar dan ook alles dat in zo’n systeem staat nog eens helemaal na te lopen. Kloppen alle huisnummers van de leden nog met de postcodes? Zijn ze ingedeeld in de juiste leeftijdscategorie? En hoe komt de kastomschrijving in het nieuwe systeem te staan? Laurens: “Eigenlijk alle menselijke fouten, die een computer niet kan oplossen, zijn er nu uitgehaald. Groepjes collega’s hebben alles opgeschoond.” Die opschoning leidde ook tot een kortstondige schrik. Leden die langer dan twee jaar niet actief zijn geweest, werden uit het systeem verwijderd. Dat veroorzaakte een flinke terugval in het ledenaantal. Het voordeel hiervan is wel dat het systeem nu weer helemaal up to date is.