scroll

“De erkenning bracht ons in een flow”

Wiltrude Turnhout

Lid Raad van Toezicht

KopGroep Bibliotheken maakte in de afgelopen jaren flinke ontwikkelingen door. De Raad van Toezicht keek mee en stond bij waar nodig. Langstzittend lid Wiltrude Turnhout blikt terug en is trots op wat er is bereikt. “Ik vergelijk het met een marineschip. Iedereen staat daar waar die moet staan. En iedereen is even belangrijk.”

De Raad van Toezicht heeft verschillende taken. Die van toezichthouder, die van werkgever en die van sparringpartner. De taken worden gelijktijdig uitgevoerd, maar de nadruk verschuift af en toe. Wiltrude: “Wat me opvalt is de enorme professionalisering die we de afgelopen jaren hebben doorgemaakt. Ik zeg dit zonder iets af te willen doen aan hoe het was. Juist als RvT hebben we jarenlang kunnen toezien dat alles goed verliep. Maar we constateerden daarbij wel degelijk ook risico’s. Die aandachtspunten zijn nu opgepakt. Zo is er voor de financiën en risicobeheersing nu een controller en we hebben een eigen afdeling HR. Dat maakt duidelijk verschil.”

Klankbord

In de rol van werkgever zag Wiltrude gedurende haar toezichthouderschap drie directeur-bestuurders voorbij komen. Ze stonden allemaal voor een andere taak en hadden de RvT allemaal op hun eigen manier nodig. “Mannes Westra stond aan de basis van KopGroep Bibliotheken. Hij werd helaas ernstig ziek. Er ontstond een situatie waarbij de RvT noodgedwongen een stap naar voren moest doen. Daarna kwam Jacinta Krimp. In haar bestuursperiode werd School 7 de beste bibliotheek van Nederland en daarna van de wereld. Dat is niet alleen maar omdat School 7 zo’n mooi gebouw is. Dat zit ook in de bevlogenheid van de medewerkers en de manier waarop School 7 zich al voor de opening wist te positioneren als de huiskamer van de stad. In 2021 werd Anita Ruder plaatsvervangend directeur. Zij doet, ook nu ze inmiddels directeur is, een groter beroep op de RVT als klankbord. We hebben heel veel overlegd. En wat ik zo bijzonder vind: in 2021 moest dat allemaal digitaal én met een nieuwe samenstelling van de Raad. Toch hadden we na elke meeting het gevoel dat we in goede sfeer hadden vergaderd.”

Flow

Wanneer we specifiek naar 2021 kijken, was het opnieuw een bijzonder jaar. Een jaar met een lockdown, maar ook het jaar waarin bibliotheken erkend werden als essentiële dienstverlening. Hoe kijkt Wiltrude daarop terug? “Vooral met trots. Medewerkers, vrijwilligers en directie speelden steeds weer opnieuw in op de veranderende omstandigheden. Petje af daarvoor. Daarbij kwam de evaluatie van de bibliotheekwet. Daarin werd vastgelegd dat de dienstverlening van de bieb voor iedereen bereikbaar en toegankelijk moet zijn. Die erkenning heeft KopGroep Bibliotheken in een soort flow gebracht. Er is meer subsidie, we kunnen meer verschillende diensten aanbieden en we konden toezeggingen aan medewerkers doen, die eerder niet konden. We zijn de politiek en al onze maatschappelijke samenwerkingspartners dan ook dankbaar.”
‌
Die flow leidde onder meer tot een intensief overleg van de toezichthouder met de directeur en Probiblio om te komen tot een nieuw organisatiemodel. “In deze veranderende organisatie was lucht nodig. KopGroep Bibliotheken is vanwege alle bezuinigingen voorzichtig geweest en heeft reserve opgebouwd. Heel logisch, maar deze reserves moeten nu worden aangesproken om het nieuwe organisatiemodel vorm te geven. Daar hebben we als RvT goedkeuring aan gegeven.”

Iedereen is belangrijk

In 2022 zal Wiltrude afscheid nemen van de RvT. Haar termijn als toezichthouder zit er dan op. Wat hoopt ze voor KopGroep Bibliotheken in de toekomst? Wiltrude: “Vooral de ruimte om al die taken van de bibliotheek met voldoende mensen en met verve te blijven doen. Op dit moment is de directeur voor veel medewerkers het directe aanspreekpunt. Dat wordt straks dus anders georganiseerd, want niemand kan zoveel mensen in zijn eentje aansturen en tegelijkertijd recht doen aan de bestuurlijke taken. Maar dan hoop ik wel dat de korte lijnen blijven. De kracht van deze bibliotheek is dat iedereen elkaar kent, weet te vinden en samen de verantwoordelijkheid draagt. Van vrijwilligers tot directie, iedereen is belangrijk om het doel te bereiken.” Die houding werpt al jaren zijn vruchten af. Wiltrude: “Toen School 7 de beste bibliotheek van de wereld werd, is KopGroep Bibliotheken geen moment op de lauweren gaan rusten. Elke keer opnieuw bedenken medewerkers iets nieuws om de taken van de bibliotheek zo goed mogelijk te vervullen. Dat vind ik ontzettend mooi om te zien. En ik heb er alle vertrouwen in dat dat ook zo zal blijven.”